Udtrykket “dokumenthåndtering” henviser til processen med at opbevare og organisere elektroniske dokumenter. Dette kan være en simpel opgave for en enkelt person eller en kompleks opgave for en stor virksomhed. Der findes mange forskellige dokumenthåndteringssystemer, som hver især har deres egne fordele og ulemper. Den vigtigste faktor ved valget af et system er at finde et, der passer til organisationens specifikke behov. Et af de mest populære dokumenthåndteringssystemer er Microsoft SharePoint. SharePoint tilbyder en række forskellige funktioner, herunder versionsstyring, dokumentarbejdsflow og indholdsstyring. Det er også kompatibelt med mange andre softwareprogrammer, hvilket gør det til et godt valg for organisationer, der bruger flere softwareplatforme. Et andet populært dokumentstyringssystem er Google Drive. Drive tilbyder lignende funktioner som SharePoint, men er billigere og lettere at bruge. Det tilbyder dog ikke så mange funktioner til store organisationer. Uanset hvilket system der vælges, kan dokumenthåndtering være med til at forbedre effektiviteten og samarbejdet i en organisation.

Hvorfor er det vigtigt at have styr på sine dokumenter i en virksomhed?

Der er mange grunde til, at det er vigtigt for virksomheder at holde styr på deres dokumenter. En af grundene er, at det er med til at sikre, at virksomheden overholder alle lovmæssige krav. Hvis en virksomhed ikke har et system til at spore sine dokumenter, kan den ende med ikke at overholde reglerne og blive pålagt bøder eller andre sanktioner. Det er så vigtigt, at man på ingen måde kan undlade det. Undersøg derfor altid forskellige tilbud på bilagshåndtering. På den måde undgår du problemer for dine bilag.

En anden grund til, at det er vigtigt for virksomheder at holde styr på deres dokumenter, er, at det er med til at forhindre tab af data. Hvis en virksomhed ikke har et system til at spore sine dokumenter, kan den miste vigtige oplysninger, hvis dokumenterne bliver forlagt eller forsvinder. Hvis en virksomhed ikke har et system til at spore sine dokumenter, kan den desuden have svært ved at finde disse dokumenter, når den har brug for dem.